Delo + počitek = USPEH, pomeni da je tako delo kot počitek pomembno za doseganje uspehov. Ne samo na področju športa, ampak tudi v vsakdanjem življenju. Ampak kako lahko zagotovimo dovolj počitka ob velikih količinah dela? Preprosto. Potrebno je izboljšati odnos s časom – za začetek bi veliko spremembo naredilo nekaj načrtovanja.
Dolga leta smo bili navajeni, da je večopravilnost dobra stvar, vendar ni. Zamisel o preklapljanju nalog ali procesu preusmerjanje pozornosti z ene naloge na drugo, upočasni produktivnost in poveča tveganje za napake. Poznamo namerno in nenamerno preklapljanje med delom. O namernem preklopu govorimo takrat, ko to načrtujemo, npr.: prvo odgovorim na vsa poštna sporočila, potem se dogovorim s sodelavcem o jutrišnjem sestanku in nato napišem sporočilo podjetju. Nenamerno menjavanje delovnih nalog pa prištevamo k motnjam, torej nas med delom nekaj zmoti in se lotimo druge naloge.
Ne moremo se vedno izogniti preklapljanju med nalogami, lahko pa ga omejimo in ublažimo njegove slabe učinke. Ključni način za to je delitev časa, torej razdelite koledar na več časovnih sklopov, namenjenih določenim vrstam nalog ali dejavnosti. Ideja je ustvariti urnik, ki bo omogočal boljšo osredotočenost in storilnost, hkrati pa vam pomagal določiti prednostne naloge, vzpostaviti rutino in zmanjšati mentalni stres, ki ga povzroča nenehno preklapljanje med nalogami. Na začetku bo za to potrebnega nekaj predhodnega dela, vendar se bo prihranjen čas, zaradi dobro načrtovanega dela, povrnil.
Na začetku tedna si vzemite čas za pripravo načrta. Čas potreben za sestavo plana bo različen od osebe do osebe, ampak se bo sčasoma krajšal. Pri prvem načrtovanju razdelite naloge v časovne bloke po 30 do 60 min. Pred tem preverite koledar in možne dogodke, ki bi lahko vplivali na delo tekom tedna.
- Naredite seznam nalog/dela: preglejte kaj vse je potrebno narediti tekoči teden, vključujoč sestanke, domača opravila, opravke, razni roki za oddajo projektov, itd. Če je v planu kompleksna dejavnost, jo razbijte ne več manjših delov, s katerimi se boste pripravili na njo, ter jih razporedite tekom tedna. Ne pozabite vključiti nalog kot so preverjanje elektronske pošte in vračanje klicev.
- Določite pomembnost posamezne nalogo: med nalogami, ki se te jih predhodno zapisali, izberite naloge ki imajo prednost pred drugimi iz vidika pomembnosti.
- Začnite z načrtovanjem dela: ko je pripravljen seznam opravil in njihove pomembnosti, realno ocenite koliko časa potrebujete za posamezno opravilo. Kot prvo v koledar postavite dogodke/opravila, za katere je ura že določena, npr. sestanke, šele nato razporedite ostale opravke/delo, upoštevajoč prednostne naloge.
Na dnevni bazi bodite pozorni na:
- Ponovno oceno pomembnosti opravil: vsako jutro, preden se lotite planiranih opravkov, preletite plan dela in če je potrebno ga prilagodite spremenjenim okoliščinam dela ali zahtev. Ne pozabiti na opravila prejšnjih dni, če vam jih ni uspelo opraviti – v tem primeru priporočamo manjšo analizo, da boste naslednjič znali bolje načrtovat.
- Zmanjšajte motnje: če je mogoče poskusite izklopiti telefon in/ali računalnik v času opravljanja določenih nalog, saj tako lahko zares izkoristite čas, ki ste ga namenili tej nalogi.
- Aktivni odmori: za vsako uro dela si vzemite 5 -10 min časa in pojdite napolnit steklenico z vodo/ na stranišče ter naredite nekaj razteznih in/ali krepilnih vaj. Tako boste bolje ohranjali koncentracijo ter se izognili prevelikemu mentalnemu stresu.
Preveč dela/opravil v dnevu lahko pomeni tudi manj opravljenega dela, zaradi prevelikega stresa, preveč motenj, nizke koncentracije… Z zgoraj naštetimi nasveti boste delovni dan začeli in končali veliko bolj umirjeno ter z vključevanjem aktivnih odmorov omogočili telesu veliko bolj udobno ter produktivno sedenje za računalnikom.
Tea Šimat, dipl. kin